Con l’inizio del nuovo anno è opportuno che le aziende che gestiscono le giacenze di magazzino facciano delle operazioni di “chiusura” allo scopo di ottenere una corretta situazione dei dati relativi a prodotti e clienti.
Operativamente le funzioni da eseguire sono:
- gestione e consolidamento dell’inventario (facoltativa)
- slittamento e azzeramento dei dati statistici (necessaria se si gestiscono le statistiche)
- consolidamento degli archivi (facoltativa)
L’inventario
La gestione di un inventario è consigliata quando si ritiene di dover apportare delle rettifiche alle esistenze dei prodotti. E’ un’operazione che può essere fatta in qualsiasi momento dell’anno ma che assume particolare rilevanza alla fine di un esercizio, in quanto sarà funzionale alla stampa della valorizzazione delle rimanenze di fine anno da esporre in bilancio.
Slittamento e azzeramento dei dati statistici
L’utente può gestire, per prodotti e clienti, delle statistiche di vendita che sono consultabili tramite appositi report. All’apertura del nuovo anno i dati statistici del venduto devono ripartire da zero; la procedura provvede pertanto a far slittare i dati dell’anno appena chiuso in quelli riferiti all’anno precedente (il cui contenuto verrà fatto a sua volta slittare nel venduto di 2 anni fa e così di seguito fino al venduto di 4 anni fa).
Successivamente si procederà all’azzeramento dei progressivi per predisporre la gestione dei dati del nuovo anno.
Consolidamento degli archivi
Le funzioni di consolidamento consentono di eliminare i movimenti di magazzino, i documenti di vendita, gli ordini e le offerte registrati ed emessi nell’anno in chiusura. Le fasi di consolidamento degli archivi non sono obbligatorie, ma utili per eliminare le registrazioni emesse in anni precedenti e quindi per snellire gli archivi.
IMPORTANTE!
La procedura di consolidamento degli archivi è irreversibile; prima di effettuarla è quindi consigliabile effettuare tutte le stampe ritenute necessarie in relazione ai movimenti/documenti che verranno cancellati. Prima di eseguirla è anche possibile effettuare una duplicazione dell’azienda (dai Lavori di servizio) in modo da disporre di un archivio “storico” da cui poter eventualmente effettuare delle verifiche anche in tempi successivi.
Per maggiori informazioni in merito a tali operazioni consigliamo di consultare il seguente documento:
